Zaštita arhivske građe i registraturskog materijala van ustanove je jedan od osnovnih i najvažnijih funkcija svakog arhiva. Arhivska građa se dugi niz godina i decenija nalazi van Arhiva i koristi se u svakodnevnom radu njenih stvaralaca, zato Arhiv preko svoje Spoljne službe posvećuje posebnu pažnju pronalaženja metoda za što efikasniju i adekvatniju zaštitu arhivske građe pre preuzimanja u Arhiv, kao i da se građa uvek preuzima u sređenom stanju.
Sređena i popisana arhivska građa, koja ima istorijsku vrednost, predaje se nadležnom arhivu posle 30 godina, od dana njenog nastanka. Izuzetno arhivska građa i registraturski materijal nastali u radu organa, ustanova, preduzeća i drugih pravnih lica ili pojedinaca koji su ukinuti ili su prestali sa radom smatraju se dospelim za preuzimanje i pre isteka ovog roka, ako ne postoji pravni naslednik.
U sprovođenju uspešne zaštite arhivske građe van arhiva, obaveze arhiva se realizuju kroz vršenje stručnog nadzora nad stvaraocima arhivske građe u pogledu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja, čuvanja, stručnog održavanja, odabiranja arhivske građe i izlučivanja bezvrednog registraturskog materijala. Unutar arhiva vode se odgovarajuće evidencije o registraturama (aktivnim i pasivnim), gde se beleže sve promene o stvaraocima građe. Urađena je i kompjuterska evidencija svih registratura sa teritorije koju pokriva Arhiv u Čačku.
Osnovni cilj ove službe je sačuvati arhivsku građu današnjeg vremena koja je često u opasnosti, prvenstveno zbog smeštajnog prostora, neobaveštenosti zaposlenih o vrednosti arhivske građe, nedovoljne stručnosti (radno mesto arhivara).
Međuopštinski istorijski arhiv u Čačku vrši nadzor u registraturama na teritoriji opština Čačak, Gornji Milanovac i Lučani. Evropski standardi zahtevaju da sva preduzeća i korporacije koja izlaze na tržište sveta, moraju imati dobro sređenu i klasifikovanu arhivsku građu. Za sve nedoumice oko čuvanja i izlučivanja bezvredne dokumentacije, neophodno je da se obrate stručnoj službi Arhiva, koju vodi diplomirani pravnik i arhivist Milomirka Adžić.